Circular nro. 56. Eliminación de los clasificadores “paralizado para no destruir” y “terminado para no destruir” en el sistema de gestión SISFE para la confección de remesas de archivo.
Circular Nro. 56/23.-
Santa Fe, 28 de junio de 2023.-
Señor
Titular del Órgano Jurisdiccional
S / D
Me dirijo a Ud. a fin de comunicarle, para su conocimiento y notificación a todos los integrantes de ese órgano jurisdiccional, que en el Acuerdo celebrado el día 27.06.2023, Acta N° 19, la Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, adoptó la siguiente resolución:
“RESOLUCIÓN DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA REF. ELIMINACIÓN DE LOS CLASIFICADORES “PARALIZADO PARA NO DESTRUIR” Y “TERMINADO PARA NO DESTRUIR” EN EL SISTEMA DE GESTIÓN SISFE PARA LA CONFECCIÓN DE REMESAS DE ARCHIVO: El señor Secretario de Gobierno de la Corte Suprema de Justicia de la Provincia informa que en fecha 26 de junio del corriente año, dictó la siguiente resolución: VISTAS: Las necesidades del servicio judicial, y; CONSIDERANDO: Que los Directores de los Archivos de Tribunales de Santa Fe y Rosario, mediante nota dirigida a esta Secretaría de Gobierno, ponen de manifiesto las disfunciones que traen aparejadas para dichas dependencias las clasificaciones denominadas “Paralizado para no destruir” y “Terminado para no destruir”, con que cuentan todos los órganos jurisdiccionales de la provincia en sus sistemas de gestión SISFE, y que son utilizadas para confeccionar las remesas de expedientes en condiciones de ser archivados. Que, la problemática en cuestión, radica en la carencia de plazo de conservación específico para dicho tipo de nomenclador, lo que torna complejo el manejo de grandes volúmenes de expedientes que, a la postre, no pueden ser dispuestos por ambas dependencias conforme los plazos ordinarios reglados por la normativa aplicable (Vgr. Código Procesal Civil y Comercial, Código Procesal Penal, L.O.T.). Que, teniendo en cuenta lo expuesto, cabe señalar que a la luz de lo dispuesto por el art.265 de la L.O.T., los Actuarios de cada unidad jurisdiccional deben mandar a los Archivos de Tribunales anualmente los expedientes que se encuentren terminados o paralizados en sus respectivas dependencias. Que, no obstante ello, y a los fines de optimizar las tareas de despapelización y auditoria de todos los Juzgados y Tribunales de la provincia, desde el Alto Cuerpo se resolvió en su oportunidad crear dos nuevas categorías en los modos de confección de las remesas para archivo; esto es, “Paralizado para no destruir” y “Terminado para no destruir”. Que dichas tipologías, orientadas a cumplir el plan específico señalado, y parametrizadas de manera excepcional para su uso, han sido sobre utilizadas por diferentes unidades jurisdiccionales, provocando un elevado ingreso de causas a los Archivos; las cuales a la fecha, carecen de plazo de conservación y generan una sobrecarga de material que en su gran mayoría está en condiciones de destruirse si nos ceñimos a los tipos plazos de conservación ordinarios regulados en la L.O.T. Que en esta inteligencia, deviene pertinente proponer al Alto Cuerpo se supriman en el sistema de gestión SISFE las referidas categorías de confección de remesas, limitando las mismas a las estrictamente dispuestas por la L.O.T. Por lo demás, y en relación a todo el material que aún se encuentra en los Archivos Generales bajo tales denominaciones, se entiende oportuno que esas dependencias arbitren los mecanismos para disponer del mismo, previa consulta a las respectivas unidades jurisdiccionales sobre la categoría en que deberán reubicarse las remesas; esto es, paralizado o terminado. Por último, no cabe soslayar que aquellos expedientes que una vez reubicados hayan alcanzado a la fecha de su nueva categorización el plazo de conservación máximo dispuesto por ley, desde el momento de su ingreso originario a los archivos, podrán ser enmarcados en los procesos habituales de destrucción de los referidos organismos. Ello así, en miras a provocar una deseable y necesaria refuncionalización de los espacios con que cuentan las citadas dependencias, y en orden a dar continuidad al proceso de despapelización que viene llevando adelante esta Corte Suprema de Justicia. Que por lo expuesto, lo establecido en los artículos 92 de la Constitución Provincial, 19 y 22 de la Ley N°10160 (t.o según Decreto N° 0046/98) y las facultades conferidas por Acuerdo de fecha 20.10.1999, Acta N° 41, Punto único, la Secretaría de Gobierno de la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, SE RESUELVE: I. Proponer a la Corte Suprema de Justicia, se disponga la eliminación en el sistema de gestión SISFE a partir del 3 de julio de 2023 los clasificadores “Paralizados para no destruir” y “Terminados para no destruir”, dispuestos para la confección de las remesas de Archivo en todas las unidades jurisdiccionales de la provincia. II. Proponer a la Corte Suprema de Justicia, que los Archivos Generales de Tribunales de Santa Fe y Rosario arbitren las medidas conducentes para reubicar bajo las denominaciones “paralizados” y “terminados”, a los expedientes indicados en el punto anterior, previa consulta con los respectivos Tribunales y Juzgados titulares de las actuaciones jurisdiccionales. III. Solicitar a la Corte Suprema de Justicia que, una vez materializada la recategorización de las remesas de expedientes, se autorice a los Archivos Generales a destruir los expedientes que a esa fecha ya hayan cumplido con el plazo legal de conservación, tomando como fecha de inicio en el cómputo respectivo el momento de su ingreso originario a las referidas dependencias. IV. Requerir a la Corte Suprema de Justicia, se delegue en esta Secretaría de Gobierno las tareas inherentes para la materialización de las propuestas aquí elevadas. Regístrese, hágase saber y dese cuenta al Alto Cuerpo. FDO.: BORDAS (SECRETARIO). ESQUIVEL (PROSECRETARIO)”. Oído lo cual y de conformidad con lo dictaminado en este acto por el señor Procurador General, SE RESUELVE: 1. Hacer lugar a las propuestas formuladas por la Secretaría de Gobierno del Cuerpo en los puntos I y II de la Resolución traída a consideración. 2. Autorizar a los Archivos Generales, una vez materializada la recategorización de las remesas de expedientes, procedan a destruir los expedientes que ya hayan cumplido con el plazo legal de conservación, tomando como fecha de inicio en el cómputo respectivo el momento de su ingreso originario a las referidas dependencias. 3. Delegar en la Secretaría de Gobierno del Cuerpo las tareas inherentes para la materialización de lo aquí dispuesto. FDO. ERBETTA. FALISTOCCO. GASTALDI. GUTIÉRREZ. NETRI. SPULER. BARRAGUIRRE. BORDAS (SECRETARIO)”.
Sin otro particular, saludo a ud. atentamente.
Dr. Eduardo Bordas
Secretario de Gobierno