Circular nro. 31. Resolución de la secretaría de gobierno de la CSJ ref. Reglamento de remisión de material a los archivos generales; destrucción de material inutilizable; indización de protocolos.

Circular Nro. 31/23.

Santa Fe, 13 de abril de 2023.

Señor
Titular del Órgano Jurisdiccional

S / D

Me dirijo a Ud. a fin de comunicarle, para su conocimiento y notificación a todos los integrantes de ese órgano jurisdiccional, que en el Acuerdo celebrado el día 11.04.2023, Acta N°9, la Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, adoptó la siguiente resolución:

“RESOLUCIÓN DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA REF. REGLAMENTO DE REMISIÓN DE MATERIAL A LOS ARCHIVOS GENERALES; DESTRUCCIÓN DE MATERIAL INUTILIZABLE; INDIZACIÓN DE PROTOCOLOS: El señor Secretario de Gobierno de la Corte Suprema de Justicia de la Provincia informa que en fecha 4 de abril del corriente año, dictó la siguiente resolución: “… VISTAS: Las necesidades del servicio judicial, y; CONSIDERANDO: Que los continuos desarrollos y modernizaciones que se vienen suscitando en los últimos tiempos, particularmente en lo que hace a las tecnologías de la información aplicadas al servicio de justicia por parte de este Poder Judicial, han cimentado nuevos escenarios para la administración de los recursos y la gestión diaria de documentos por ante los estamentos judiciales. Dicha situación, se vio incrementada de manera notoria con los numerosos proyectos y productos preconcebidos, que fueron implementados desde el 2020 a la fecha, como consecuencia de la crisis pandémica de púbico conocimiento. A modo de ejemplo, pueden traerse a consideración los más de doce mil escritos presentados diariamente con firma digital de profesionales y auxiliares del derecho en las diferentes dependencias de los tribunales provinciales, como así también las más de 800 demandas diarias interpuestas en las mesas de entradas, con similar lógica digital. En la globalidad de lo expuesto, se corrobora el ingreso anual de más de dos millones ochocientos mil escritos, y más de ciento setenta y seis mil demandas en toda la provincia de Santa Fe. Este fenómeno, también se ha replicado en la digitalización de determinados procesos; los cuales, a la fecha no son respaldados en formato papel, quedando enteramente incorporados dentro del sistema de Gestión SISFE de este Poder Judicial. En este entendimiento, resulta pertinente continuar la línea de informatización así plasmada, con el material resguardado en los Archivos Generales de Santa Fe y Rosario. Así, y de conformidad con el análisis realizado por la Secretaría de Gobierno del Cuerpo, se puede concluir que un importante número de libros y registros que aún se conservan en dichas dependencias, carecen de utilidad en razón de la antigüedad que revisten, o bien en otros casos por encontrarse resguardados en formato digital en los respectivos sistemas informáticos descriptos. En esta télesis, resulta congruente con la política de gobierno adoptada por la Corte Suprema, dar continuidad a medidas que contribuyan a una mejor prestación del servicio, tomando decisiones que amalgamen la constante incorporación de tecnologías con una dinámica de trabajo que refleje y acompañe el cambio de paradigma. Así las cosas, deviene oportuno proponer la modificación del art. 3 del Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, el que se propone quede redactado de la siguiente manera: “Libros para remitir: Los Libros de cargos, General de Entradas de expedientes, de causas, índices y todo otro libro que lleve a la individualización de un expediente, así como también los listados informáticos que los reemplacen, deberán remitirse al Archivo General inmediatamente después de su cierre o recopilación, según corresponda. El Archivo General conservará durante 1 (un) año más el material enviado, a cuyo término destruirá el mismo. Quedan exceptuados de dicho proceder, los libros Generales de Entradas de expedientes, los cuales, se conservarán de manera permanente en formato físico o digital”. Por último, cabe poner de resalto que todo el material que se encuentre en los respectivos archivos de la ciudad de Santa Fe y Rosario, y que a la fecha haya cumplido con los plazos de guardado aquí señalados, deberá ser destruido de conformidad a lo estipulado en la normativa aquí dispuesta. Que por lo expuesto, lo establecido en los artículos 92 de la Constitución Provincial, 19 y 22 de la Ley N°10160 (t.o según Decreto N° 0046/98) y las facultades conferidas por Acuerdo de fecha 20.10.1999, Acta N° 41, Punto único, la Secretaría de Gobierno de la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, RESUELVE: I. Proponer a la Corte Suprema de Justicia la modificación del artículo 3 del Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, el que quedará redactado de la siguiente manera: “Libros para remitir: Los Libros de cargos, General de Entradas de expedientes, de causas, índices y todo otro libro que lleve a la individualización de un expediente, así como también los listados informáticos que los reemplacen, deberán remitirse al Archivo General inmediatamente después de su cierre o recopilación, según corresponda. El Archivo General conservará durante 1 (un) año más el material enviado, a cuyo término destruirá el mismo. Quedan exceptuados de dicho proceder, los libros Generales de Entradas de expedientes, los cuales, se conservarán de manera permanente en formato físico o digital”. II. Hacer saber que todo el material que se encuentre en los respectivos archivos de la ciudad de Santa Fe y Rosario, y que a la fecha haya cumplido con los plazos de guardado aquí señalados, deberá ser destruido de conformidad a lo estipulado en la normativa aquí dispuesta. Regístrese, hágase saber y dése cuenta al Alto Cuerpo. FDO.: BORDAS (SECRETARIO). ESQUIVEL (PROSECRETARIO)”. Oído lo cual y de conformidad con lo dictaminado en este acto por el señor Procurador General, SE RESUELVE: I. Hacer lugar a la propuesta formulada por la Secretaría de Gobierno del Cuerpo, aprobando en consecuencia el nuevo Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, el que se adjunta a la presente y como parte integrante del acta. II. Librar las comunicaciones pertinentes. FDO. ERBETTA. FALISTOCCO. GASTALDI. GUTIÉRREZ. NETRI. SPULER. BARRAGUIRRE. BORDAS (SECRETARIO). El reglamento referido se encuentra actualizado en la página web del Poder Judicial.

Sin otro particular, lo saludo atentamente.

Dr. Eduardo Bordas

Secretario de Gobierno