Circular nro. 26. Reglamento de remisión de material a los Archivos Generales; destrucción de material inutilizable; indización de protocolos s/su modificación.
Circular Nro. 26/22.-
Santa Fe, 23 de febrero de 2022.-
Señor
Titular del Órgano Jurisdiccional
S / D
Me dirijo a Ud. a fin de comunicarle, para su conocimiento y notificación a todos los integrantes de ese órgano jurisdiccional, que en el Acuerdo celebrado el día 22.2.22, Acta N° 5, la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, adoptó la siguiente resolución:
“REGLAMENTO DE REMISIÓN DE MATERIAL A LOS ARCHIVOS GENERALES; DESTRUCCIÓN DE MATERIAL INUTILIZABLE; INDIZACIÓN DE PROTOCOLOS S/SU MODIFICACIÓN: El señor Secretario de Gobierno de la Corte Suprema de Justicia de la Provincia informa que en fecha 18 de febrero del corriente año, dictó la siguiente resolución: “… VISTAS: Las necesidades del servicio judiciario; y, CONSIDERANDO: Que desde hace un largo tiempo, esta Corte Suprema de Justicia ha encarado un ambicioso Proyecto de Modernización e Informatización Integral, el cual le ha brindado fructíferos resultados en la gestión de sus políticas de gobierno. Que, de esta manera, se han perfilado cambios sustanciales en la manera de desandar los procesos, específicamente en lo que hace a la documentación de los mismos y su consecuente resguardo informático. En similar sentido, se ha plasmado un importante cambio en el diligenciamiento de las comunicaciones, donde la inclusión de las tecnologías de la información ha sido un elemento innovador a la hora de brindar mayor celeridad y agilidad en el tráfico de la misma, permitiendo reducir notablemente los otrora prolongados procesos notificatorios y de requerimiento de datos. Estas medidas, han impactado de manera notable en las calidad del servicio de justicia, como así también en el modo de articular los procesos, su documentación y archivo. Es en este entendimiento, que se considera oportuno efectuar una revisión integral del “Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales. Destrucción de Material Inutilizable. Indización de Protocolos”. Esto es así, dado que en el mismo, se registran extensos plazos de conservación de documentos y libros en formato papel, tanto en los Juzgados como en el Archivo General de Tribunales, que en la actualidad no ameritan su continuidad. Que dicho razonamiento, decanta como corolario lógico de todas las tareas de reestructuración y rediseño que se han venido plasmando, y que nos permiten en la actualidad contar con registros de respaldo informáticos seguros y eficientes, en servidores propios de este Poder Judicial, tanto para el ámbito jurisdiccional como administrativo. Por consiguiente, se estima pertinente modificar el referido Reglamento, de conformidad con el texto que se adjunta al presente y como parte integrante de esta resolución, en el entendimiento que la reducción de plazos allí propuesto conllevará una deseable despapelización de Juzgados y Tribunales, como así también de los Archivos Generales de este Poder Judicial. Ahora bien, en similar orden de ideas, caben traer a colación los plazos de conservación de documentos estipulados en el art. 174, inc. 19 de la L.O.T. Que los tiempos allí previstos, provocan una congestión innecesaria de espacio en las dependencias de todos los tribunales santafecinos, en virtud del resguardo en formato papel de importantes volúmenes de documentación; la cual, a su vez, se encuentra almacenada en formato digital en los servidores de este Poder Judicial. Que, en mérito a ello, y teniendo particularmente en cuenta la seguridad que otorgan los sistemas informáticos aquí considerados y lo normado por las leyes procesales vigentes (Vrg. Art. 29 bis. C.P.L), deviene inconducente continuar con la duplicidad de registros y tareas que implica este tópico puntual, el cual trae aparejado además, un dispendio de recursos humanos, edilicios y materiales en detrimento de la correcta prestación del servicio. Por consiguiente, se advierte necesario disponer que la documentación indicada en el artículo 174, inc. 19 de la L.O.T., la cual en un alto porcentaje ya se encuentra digitalizada, deje de ser conservada en formato papel. Que, las medidas aquí adoptadas, permitirán una mejora sostenida en el tratamiento y manejo de la información, reduciendo los volúmenes de expedientes físicos y de documentales; generando un terreno propicio para la transición hacia una justicia legalmente digital. Que teniendo en cuenta lo expuesto y atento a lo establecido en los artículos 92 de la Constitución Provincial, 19 y 22 de la Ley Nº10160 (t.o. según Decreto Nº0046/98) y las facultades conferidas por Acuerdo de fecha 20.10.99, Acta Nº 41, Punto Único, la Secretaría de Gobierno de la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, SE RESUELVE: I. Proponer a la Corte Suprema de Justicia la aprobación del nuevo Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, el que se adjunta a la presente, a partir del 2 de marzo del corriente año. II. Disponer que la documentación indicada en el artículo 174, inc. 19 de la L.O.T., la cual en un alto porcentaje ya se encuentra digitalizada, deje de ser conservada en formato papel a partir de la fecha indicada en el punto precedente. III. Ordenar que desde la puesta en funcionamiento de las medidas aquí adoptadas, los órganos jurisdiccionales involucrados procedan a la inmediata despapelización de la documentación aquí considerada. IV. Hacer saber a todos los Juzgados y Tribunales que deberán disponer de la documental contemplada en el art. 174, inc. 19 de la L.O.T. que ya se encuentre digitalizada. Regístrese, resérvese copia y dese cuenta al Cuerpo, librándose las comunicaciones pertinentes. FDO.: BORDAS (SECRETARIO). ESQUIVEL (PROSECRETARIO)”. Oído lo cual y de conformidad con lo dictaminado en este acto por el señor Procurador General, SE RESUELVE: I. Hacer lugar a la propuesta formulada por la Secretaría de Gobierno del Cuerpo, aprobando en consecuencia el nuevo Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, el que se adjunta a la presente y como parte integrante del acta. II. Encomendar a la Secretaría de Gobierno las medidas conducentes para la materialización de lo aquí dispuesto. III. Librar las comunicaciones pertinentes. FDO.: GUTIÉRREZ. ERBETTA. FALISTOCCO. GASTALDI. SPULER. NETRI. BARRAGUIRRE. BORDAS (SECRETARIO).”
Saludo a Ud. atentamente.
Dr. Eduardo Bordas
Secretario de Gobierno Reglamento anexo: CIRC-26-22 ANEXO