Circular Nro. 152/19.-
Santa Fe, 04 de diciembre de 2019.-
Señor
Titular del Órgano Jurisdiccional
S / D
Me dirijo a Ud. a fin de comunicarle, para su conocimiento y notificación a todos los integrantes de ese órgano jurisdiccional, que en el Acuerdo Ordinario celebrado el día 03.12.2019, Acta Nro. 53, punto 11, la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, adoptó la siguiente resolución:
REGLAMENTO DE REMISIÓN DE MATERIAL A LOS ARCHIVOS GENERALES; DESTRUCCIÓN DE MATERIAL INUTILIZABLE; INDIZACIÓN DE PROTOCOLOS S/SU MODIFICACIÓN. El señor Secretario de Gobierno de la Corte Suprema de Justicia de la Provincia informa que en fecha 2 de diciembre del corriente año, dictó la siguiente resolución: "… VISTAS: Las necesidades del servicio judiciario; y, CONSIDERANDO: Que desde hace un largo tiempo, la Corte Suprema de Justicia ha encarado un ambicioso Proyecto de Modernización e Informatización Integral, el cual le ha brindado fructíferos resultados en la gestión de sus políticas de gobierno. Que, de esta manera, se han perfilado cambios sustanciales en la manera de desandar los procesos, específicamente en lo que hace a la documentación de los mismos y su consecuente resguardo informático. En similar sentido, se ha plasmado un importante cambio en el diligenciamiento de las comunicaciones, donde la inclusión de las tecnologías de la información, ha sido un elemento disruptivo a la hora de brindar mayor celeridad y agilidad en el tráfico de la misma, permitiendo reducir notablemente los otrora prolongados procesos notificatorios y de requerimiento de datos. Que, cabe en la oportunidad traer a consideración ejemplos concretos que demuestran en los hechos la materialización de estos cambios. Así, mediante el Sistema de Gestión Judicial instalado en los órganos jurisdiccionales del fuero civil y comercial; laboral; familia; extracontractual; y circuito de la Provincia; los profesionales, partes interesadas y operadores del servicio judiciario, cuentan con la posibilidad de visualizar todos los escritos que se presentan en cada dependencia judicial, los cuales son digitalizados a través modernos escáneres instalados en todos los organismos. Esta herramienta, brinda información actualizada no sólo del estado, ubicación y descripción del trámite de los expedientes, sino también de todos los escritos presentados por los profesionales y la incorporación de los textos de todas las actuaciones generadas por el órgano jurisdiccional (decretos, resoluciones, sentencias) a través del Sistema de Autoconsulta. De esta manera, la consulta y tramitación de expedientes, responde en la actualidad a una dinámica de trabajo diferente, donde el seguimiento del trámite a distancia, mediante servidores web, se ha convertido en la actual lógica de trabajo, dando pie a nuevos desafíos y proyectos de mejora. En similar orden de ideas, el Alto Cuerpo suscribió el pasado 29 de noviembre de 2017, un convenio de asistencia y cooperación técnica con el Ministerio de Justicia de la Nación y el Gobierno de la Provincia de Santa Fe, mediante el cual plasmó en los Juzgados de Primera Instancia de Distrito, Circuito y Responsabilidad Extracontractual de las sedes judiciales de Santa Fe y Rosario, el “Proyecto de Implementación de la Oralidad Efectiva en los procesos de conocimiento civiles y comerciales de la provincia de Santa Fe”. Dicha metodología de trabajo, amén de reformular el iter procesal vigente, incorporó la video grabación de audiencias en los procesos civiles, coadyuvando al mejor desempeño del debate, como así también a la inmediación del Juez en el acto. Asimismo, la mayor celeridad en los agendamientos de audiencias, se vio acompañada por un menor índice de documentación de actos, dado que el actual sistema permite tanto a Magistrados como a partes contar con copias de las videograbaciones, a los fines de continuar con el normal decurso del proceso sin necesidad de recurrir al registro probatorio en formato papel. En sintonía con lo expresado, no cabe soslayar el sistema de notificaciones electrónicas con firma digital, que se ha venido implementando en el ámbito de la segunda instancia del fuero laboral de la Provincia. A través de dicha operatoria, todas las cédulas atinentes a decretos, autos y resoluciones que dictan las Cámaras de Apelación con competencia Laboral, se materializarán a través del sistema de gestión Sisfe, notificando a los profesionales intervinientes en la causa de conformidad a lo estipulado por el nuevo Código Procesal Laboral, y alertando al mismo de la existencia del acto notificatorio mediante un correo de cortesía dirigido al mail particular del abogado o auxiliar de justicia que, previamente, haya denunciado en el expediente. Por último, y lejos de considerar este derrotero como un análisis exhaustivo de los distintos avances logrados en el último tiempo, es importante señalar la nueva operatoria implementada junto con el Nuevo Banco de Santa Fe S.A., a través de la cual se ha reemplazado el antiguo cheque judicial, por un moderno sistema de pagos web. El mismo, consiste en una orden emitida desde el Juzgado a la entidad bancaria, mediante el cual la misma transfiere los fondos disponibles a la cuenta que previamente indica el beneficiario, con los descuentos de ley respectivos, detraídos por el agente de retención provincial. El nuevo sistema, está siendo replicado en toda la provincia, previéndose su implementación final para el mes de diciembre del año en curso; oportunidad en la cual, todas las órdenes de pago se cursarán a través del sistema informático, dejándose de materializar las mismas en formato papel de manera definitiva. Que, en resumidas cuentas, todo lo hasta aquí expuesto ha permitido al Alto Cuerpo, como cabeza de este Poder Judicial, rediseñar políticas de gobierno y gestión a través de una gobernanza de datos más compleja, integrada y estratégica. Dichas medidas, han impactado de manera notable en las variables de celeridad y calidad en el servicio de justicia, como así también en el modo de articular los procesos, su documentación y archivo. Es en este entendimiento, que se considera oportuno efectuar una revisión integral del “Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales. Destrucción de Material Inutilizable. Indización de Protocolos”. Esto es así, dado que en el mismo, se registran extensos plazos de conservación de documentos y libros, tanto en los Juzgados como en el Archivo General de Tribunales, que en la actualidad no ameritan su continuidad. Que dicho razonamiento, decanta como corolario lógico de todas las tareas de reestructuración y rediseño que se han venido plasmando, algunas de las cuales se describieran en el presente resolutorio, y que nos permiten en la actualidad contar con registros de respaldo informáticos seguros y eficientes, en servidores propios de este Poder Judicial, tanto para el ámbito jurisdiccional como administrativo. Por consiguiente, se estima pertinente proponer a la Corte Suprema de Justicia, la aprobación de un “Nuevo Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales. Destrucción de Material Inutilizable. Indización de Protocolos”. Que siendo así, se adjunta a la presente y como parte integrante de esta resolución el referido reglamento, en el entendimiento que la reducción de plazos allí propuesto conllevará a una deseable despapelización de Juzgados y Tribunales, como así también de los Archivos Generales de Tribunales. Que, estos efectos, permitirán una mejora sostenida en el tratamiento y manejo de la información, reduciendo los volúmenes de expedientes físicos y documentales en formato papel, y generando un terreno propicio para la transición hacia una justicia completamente digitalizada. Ahora bien, en otro orden de ideas, y en consonancia con lo hasta aquí expuesto, deviene ahora conducente referirse al Nuevo Sistema Penal y el mecanismo a implementarse para el archivo de causas obrante en las Oficinas de Gestión Judicial. Que, en este sentido, cabe memorar que en fecha 16.10.2018 se remitieron a las referidas Oficinas los expedientes del Sistema de Conclusión de causas que se encontraban en la etapa del plenario y de ejecución de sentencia, todo ello conforme lo dispuesto por la Corte Suprema de Justicia mediante Acta N°35 p.10 de fecha 25.9.18. Que a un año ya del mencionado traspaso, y en razón de las tareas que se vienen desarrollando, a la fecha, ya existen causas en condiciones de ser remitidas a los Archivos Generales de Tribunales. Que las Oficinas de Gestión Judicial tienen como herramienta de trabajo el Sistema Informático de Apoyo a la Gestión Penal, que viene siendo desarrollado e implementado por el Poder Ejecutivo Provincial, el cual no cuenta con un módulo de archivo de carpetas judiciales. Que en mérito a ello, se advierte necesario arbitrar los mecanismos conducentes para que dichos expedientes sean remitidos a los Archivos Generales de los Tribunales Provinciales, e incorporarlos al sistema informático con el que cuentan dichas dependencias. Que teniendo en cuenta lo expuesto y atento a lo establecido en los artículos 92 de la Constitución Provincial, 19 y 22 de la Ley Nº10160 (t.o. según Decreto Nº0046/98) y las facultades conferidas por Acuerdo de fecha 20.10.99, Acta Nº 41, Punto Único, la Secretaría de Gobierno de la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Santa Fe, RESUELVE: I. Proponer la aprobación del nuevo Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, que se adjunta a la presente. II. Encomendar a la Secretaría de Informática, para que en coordinación con el Archivo General de los Tribunales de la Provincia y el área de Auditoría de Gestión Penal de esta Secretaría de Gobierno, realicen las tareas que sean menester a los fines de ingresar en los Archivos, los expedientes que pertenecieron al viejo sistema penal y que actualmente tramitan por ante las Oficinas de Gestión Judicial. III. Comunicar lo aquí resuelto a los Archivos Generales de Tribunales, recordándoles que deberán dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 268 y ss. de la Ley Orgánica de Tribunales, referentes a la destrucción de expedientes que excedan los plazos legales allí contemplados. IV. Librar las comunicaciones pertinentes. Regístrese, hágase saber y dése cuenta al Cuerpo. FDO.: BORDAS (SECRETARIO DE GOBIERNO). ESQUIVEL (PROSECRETARIO)." Oído lo cual y de conformidad con lo dictaminado en este acto por el señor Procurador General, SE RESUELVE: Hacer lugar a la propuesta formulada y aprobar la modificación al Reglamento de Remisión de Material a los Archivos Generales; Destrucción de Material Inutilizable; Indización de Protocolos, el que se agrega al final de la presente y como parte integrante del acta. Fdo: GASTALDI. ERBETTA. FALISTOCCO. GUTIÉRREZ. NETRI. SPULER. BARRAGUIRRE. BORDAS (SECRETARIO).
Saludo a Ud. atentamente.
Dr, Eduardo Bordas
Secretario de Gobierno Ver reglamento: CIR-152-19 – REGLAMENTO
